The Department of Library and Archives of Batu City is an agency that organizes archiving and library functions. Library management in Batu City is carried out by the Library Division. The duties and functions of the Information Office in the implementation are in accordance with good governance management, namely transparency, accountability, and based on consensus. Business activities carried out in the office are not completely recorded in a standard document in the form of a procedure. Through official procedures, the definition and implementation environment of activities can be determined which can be used as a reference for each official activity. Procedures as a guidance document for each activity in the office need to be written in a graphic form that can make it easier for stakeholders to understand activities and make it easier for those implementing the technology management function to understand the needs through the risks that arise from each activity. Miscommunication and decreasing quality of service in the management of libraries, reading gardens and mobile libraries often occur, especially in connection with problems caused by the absence of written references within the office. Based on these reasons, it is necessary to formulate a process model of activities in the office. Documenting a process model that will truly provide higher quality benefits because it is based on clear references, it can prevents miscommunication, prevents security threats, and increases the transparency of processes that have been happening in the office. The compilation model is carried out through the activity of respondent data, which previously carried out the determination through the RACI Chart technique. Data collection was carried out through surveys so that an output was formed in the form of business process abstracts according to each stakeholder in the agency. After validation, the process will be compiled using the BPMN modeling language so that a standard model is obtained from the mobile library.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu merupakan instansi penyelenggara fungsi kearsipan dan perpustakaan. Pengelolaan perpustakaan di Kota Batu dilaksanakan oleh Bidang Perpustakaan didalam Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu. Tugas dan fungsi pada dinas diterjemahkan melalui kegiatan pelayanan yang diharapkan pelaksanaannya sesuai aspek tata kelola yang baik yaitu transparansi, akuntabilitas, dan berdasarkan konsensus. Kegiatan bisnis dilaksanakan di dinas tidak sepenuhnya tercatat didalam sebuah dokumen baku berupa prosedur. Melalui prosedur tertulis yang baku dinas dapat mendefinisikan urutan dan lingku pelaksanaan kegiatan yang dapat menjadi acuan dari setiap kegiatan kedinasan. Prosedur sebagai suatu dokumen panduan tiap kegiatan di dinas perlu dituliskan kedalam sebuah bentuk grafis yang dapat mempermudah stakeholder dalam memahami urutan kegiatan serta mempermudah pihak pelaksana fungsi pengelola teknologi dalam memahami kebutuhan melalui analisis risiko yang muncul dari tiap kegiatan. Miskomunikasi dan menurunnya kualitas layanan didalam pengelolaan perpustakaan, taman baca, dan perpustakaan keliling kerap kali terjadi yang bersumber dari belum adanya prosedur acuan tertulis didalam dinas. Berdasarkan alasan tersebut maka perlu dilakukan penyusunan model proses dari kegiatan di dinas. Pendokumentasian model proses yang benar akan memberikan keuntungan yaitu layanan semakin berkualitas karena berbasis referensi yang berbentuk grafis serta memiliki batasan waktu pelaksanaan. Hal ini akan mencegah terjadinya miskomunikasi, meningkatkan akuntabilitas, serta meningkatkan transparansi proses yang selama ini terjadi di dinas. Penyusunan model proses dilaksanakan melalui aktifitas pengumpulan data, yang sebelumnya didasarkan pada penentuan responden melalui teknik RACI Chart. Pengumpulan data dilaksanakan melalui survey sehingga terbentuk luaran berupa abstraksi proses bisnis menurut tiap stakeholder di dinas. Setelah dilakukan validasi selanjutnya proses akan disusun menggunakan bahasa pemodelan BPMN sehingga didapatkan model baku dari layanan perpustakaan keliling di Kota Batu.

business processes process model BPMN business function business process decomposition

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu merupakan unsur pembantu Walikota Batu yang mempunyai kewajiban dalam menjalankan urusannya sesuai peraturan perundang-undangan. Pelayanan perpustakaan didalamnya terdapat aktifitas-aktifitas seperti penyediaan, penyimpanan dan pendokumentasian arsip, dan pelayanan publik melalui pengelolaan pustaka milik Pemerintah Kota 1. Pelayanan publik pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan kepustakaan merupakan salah satu layanan publik yang diberikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu. Luaran dari pelayanan publik memiliki karakteristik dapat secara langsung dirasakan oleh masyarakat sehingga kegagalan dalam menanggapi pengaduan akan menimbulkan persepsi negatif di masyarakat atas kinerja secara umum dari penyedia layanan. Sebaliknya, apabila layanan publik dikelola dengan baik sehingga kegiatan pelaksanaannya dapat dihasilkan tepat waktu dan tepat sasaran maka persepsi masyarakat atas layanan publik akan meningkat. Pelayanan publik merupakan kegiatan yang tidak dapat dilakukan secara mandiri oleh satu penyedia layanan namun memerlukan penggabungan usaha dari Perangkat Daerah yang memiliki urusan yang sesuai. Terpenuhinya tata pemerintahan yang baik melalui layanan publik yang berbasis pada tata pemerintahan yang baik akan berdampak pada peningkatan kesejahteraan masyarakat2 .

Prosedur merupakan dokumen panduan bagi aparat penyedia layanan dalam melaksanakan kegiatan operasional. Prosedur sendiri merupakan dokumen operasional yang didalamnya terdapat alur pelaksanaan kegiatan berbentuk grafis yang bertujuan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan3 . Dokumen prosedur memiliki karakteristik berupa alur kegiatan yang digambarkan kedalam bentuk grafis, dan terdapat keterangan yang menjelaskan kewajiban dari pelaksana kegiatan operasional dalam organisasi. Dokumen prosedur didalamnya juga terdapat penjelasan teknis dari tiap langkah yang harus dipenuhi, serta memiliki batasan pelaksanaan pada tiap kegiatannya. Dokumen prosedur ini selanjutnya disebut dengan dokumen Standard Operating Procedure atau SOP4 . Alur kegiatan pada SOP menurut aturan yang disusun oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 21 Tahun 2018 digambarkan kedalam sebuah bentuk grafis yang disebut model proses, model proses sendiri merupakan suatu alat yang digunakan untuk menyajikan abstraksi dari situasi di dunia nyata yang kompleks5. Penggambaran model proses menjadikan alur kegiatan dalam organisasi lebih mudah untuk dipahami.

Proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan yang dilaksanakan secara berurutan sehingga menimbulkan nilai. Proses bisnis dapat direpresentasikan dalam bentuk grafis yang disebut dengan model proses atau model proses bisnis6. Model proses disusun melalui langkah dan penggunaan teknik tertentu sehingga dapat menggambarkan keadaan nyata dari proses yang terjadi di lapangan. Model data, organisasi, dan fungsi bisnis merupakan komponen yang perlu untuk diidentifikasi sebagai komponen penyusun dari model proses. Komponen-komponen ini akan menjadi informasi pelengkap sehingga model proses tidak hanya berakhir sebagai representasi grafis dari sebuah kegiatan namun dapat dianalisis lebih lanjut untuk mengekstraksi kebutuhan yang kemudian dapat ditransformasikan menjadi sebuah aplikasi pendukung layanan7 . Keuntungan dari penerapan model proses yang baku bagi Pemerintah Daerah adalah tersusunnya penggambaran yang jelas tentang urutan kegiatan dari proses yang telah berjalan serta lingkungan pelaksanaan dari proses tersebut, melalui analisis model proses secara kualitatif maka potensi permasalahan akan dapat diidentifikasi6 8 . Permasalahan yang telah teridentifikasi akan dapat dilakukan perbaikan diantaranya melalui otomasi, penyederhanaan regulasi, serta pemangkasan aktifitas yang tidak memiliki manfaat9 . Identifikasi model proses juga dapat digunakan sebagai acuan utama dalam mengukur kepatuhan proses terhadap aturan yang berlaku, mengukur peningkatan produktifitas, serta pemecahan permasalahan kolaborasi yang kompleks10 . Proses model adalah artefak kunci dalam melakukan identifikasi, validasi, analisis serta perbaikan proses bisnis, selain itu penggunaan proses model akan memudahkan pegawai dan pengguna layanan dalam memahami proses bisnis yang berjalan di organisasi6 .

Pemerintah Indonesia melalui aturan yang dikeluarkan oleh Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPAN-RB) menetapkan tentang aturan penerapan prosedur di dalam instansi pemerintah. Terdapat dua kebijakan yang pertama adalah PERMENPANRB Nomor 19 Tahun 2018 tentang peta proses bisnis yang mengatur tentang prinsip, tahap, manajemen, standar dan hirarki dalam pemodelan proses bisnis, serta PERMENPANRB Nomor 21 Tahun 2008 tentang pedoman penyusunan SOP (Standard Operating Procedure) Administrasi Pemerintahan yang mengatur petunjuk teknis dalam penyusunan SOP. Melalui dua aturan ini dapat disimpulkan bahwa isu penerapan prosedur didalam instansi pemerintahan merupakan isu yang penting dan mendesak. Oleh karena itu, merupakan keharusan bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu yang belum melakukan penyusunan dokumen prosedur tertulis mengenai penyelenggaraan pengaduan publik untuk memodelkan kegiatan pengaduan publik dalam dokumen model proses bisnis yang dikenal sebagai SOP.

Berdasarkan hasil studi pendahuluan dengan melakukan wawancara terhadap Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu serta observasi kegiatan aktual yang terjadi serta melalui penelaahan terhadap dokumen-dokumen kegiatan dan laporan di dinas, disimpulkan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu belum memiliki pedoman tertulis dalam menjalankan proses pengelolaan perpustakaan. Hal ini dapat menimbulkan dampak negatif secara berkelanjutan bagi pelaksanaan layanan pengaduan publik. Dampak negatif yang dapat terjadi antara lain Perangkat Daerah mengalami kesulitan dalam memahami keterkaitan antar data dan informasi dalam sebuah pelayanan publik, tidak dapat membedakan peran pelaksana dan penanggung jawab pada alur pengaduan publik, serta mengalami kesulitan dalam memahami, mengukur dan mengelola kegiatan didalam organisasinya. Sedangkan, adanya prosedur yang baku dan tertulis akan berdampak pada langkah kerja, tindakan dari aparat pengelola pengaduan publik menjadi terukur serta keputusan yang berjalan menjadi efektif, konsisten, sesuai standar, dan sistematis11 . Dalam menjalankan layanan-layanan tersebut masih terdapat permasalahan yang terjadi khususnya pada Layanan Perpustakaan Keliling. Layanan Perpustakaan Keliling merupakan layanan purblik yang keberhasilannya diukur berdasarkan keberhasilan organisais dalam berbasis tema kegiatan. Layanan tersebut sering mendapatkan komplain dari pengunjung perpustakaan dikarenakan buku-buku yang disediakan tidak sesuai dengan tema kegiatan atau sasaran pengunjung perpustakaan. Salah satu penyebab terjadinya permasalahan ini adalah kurang baiknya staff yang sedang bertugas dalam mempersiapkan layanan tersebut. Hal ini membuat menurunnya efektifitas layanan dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat terhadap bahan baca. Dalam menjalankan tata kelola pemerintahan yang baik, sebuah pemerintahan dituntut untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan warganya dengan efektif dan efisie

BPMN (Business Process Modeling Notation) merupakan sebuah notasi berbentuk grafik yang digunakan untuk menggambarkan langkah dalam proses bisnis. BPMN menunjukkan aliran proses dari awal sampai akhir proses bsinis. Notasi-notasi dalam BPMN didesain secara khusus untuk me gkoordinasikan urutan proses dan pertukaran pesan yang mengalir di antara proses yang berberda dalam rangkaian kegiatan yang saling terkait6 12 13 14 . BPMN dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mendesain sebuah proses bisnis dan mengidentifikasi potensi masalah dalam proses bisnis. BPMN juga dapat digunakan sebagai teknik atau alat bantu untuk memungkinkan partisipan sebagai pelaksana proses bisnis berkomunikasi dengan jelas, benar dan efisien15 . Bahasa pemodelan yang dapat digunakan untuk menggambarkan proses bisnis antara lain Integration Definition for Function Modeling (IDEF 0), Event-Driven Process Chains (EPC), Activity Diagram pada Unified Modeling Language (UML), Data Flow Diagram (DFD), dan BPMN. Isu yang kerap dibahas pada penelitian dalam proses bisnis adalah pemilihan bahasa pemodelan yang tepat dalam memodelkan proses bisnis. Melalui penelaahan pada referensi berupa jurnal dan buku yang melakukan pembahasan tentang komparasi bahasa pemodelan proses bisnis didapatkan kesimpulan bahwa tidak ada bahasa pemodelan yang lebih unggul dibanding pemodelan yang lain, semuanya tergantung pada kondisi penggunaan dari model12 . BPMN memiliki notasi-notasi yang mudah untuk diingat, memiliki definisi yang jelas, mudah dibaca dan dipahami sehingga BPMN akan sesuai untuk menggambarkan keseluruhan proses. Penggunaan notasi yang jelas dalam BPMN akan bermanfaat bagi pengguna bisnis untuk dapat memahami alur proses dengan lebih mudah. Pihak yang paham tentang hal teknis dapat memanfaatkan model proses yang dimodelkan dengan BPMN untuk ditranslasikan kedalam kebutuhan Sistem Informasi7 . Pemodelan proses bisnis dengan bahasa pemodelan BPMN dilakukan pada layanan perpusstakaan keliling yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu. Metode dan model proses bisnis yang menjadi luaran dari penelitian ini dapat dijadikan untuk menyusun untuk pembuatan Standard Operational Procedure (SOP). Penelitian ini memberikan andil pada keilmuan dengan memperkaya pembahasan tentang pemodelan proses bisnis dengan studi kasus pada pemerintahan di Indonesia.

Metodologi Penelitian yang digunakan pada penelitian ini merujuk pada panduan penelitian dengan metodologi kualitatif pada Scientific Research in Information Systems. Alur tahapan pengerjaan penelitian dijelaskan pada Figure 1 .